Use cases 2017-10-13T17:26:47+00:00

SimplySo use cases

“SimplySo giver vores brugere en let genkendelig brugerflade og sparer os for omfattende SharePoint træning”

Morten Kjeldsen Kusk, Aarhus Kommune
Paw Sko use SimplySo

Aarhus Kommune

Danmarks næststørste kommune beskæftiger omkring 28.000 medarbejdere og har besluttet at rulle Office 365 ud til deres medarbejdere.

Udfordringen

Office 365 blev set som en stor mundfuld, især for den “almindelige” bruger som ikke er stærk på IT. Især SharePoint Online, der bruges som dokument bibliotek, kræver en del træning og tilvænning, på grund af den særlige brugerflade og relativt høje grad af kompleksitet.

SimplySo

For at imødekomme disse brugervendte udfordringer valgte Aarhus Kommune at bruge SimplySo for Office 365. Denne beslutning var primært baseret på den simple logik og intuitive brugerflade som SimplySo lægger oven på SharePoint Online. SimplySo præsenterer brugernes indhold i den velkendte træstruktur. En genkendelighed som især er vigtig når brugerne arbejder med deres mapper og dokumenter. Dette uden at kompromittere sikkerhed eller brugerrettigheder, da data altid bliver på SharePoint Online.

Aarhus Kommune besluttede i forbindelse med ibrugtagningen af SimplySo, at benytte SimplySo som brugernes ”portal” til Office 365, hvorfra den enkelte bruger har adgang til relevante grupper (team sites), dokumenter, mail og kalender. Ved at bruge SimplySo som portaladgang til Office 365, skærmes brugerne desuden fra de mange nye applikationer som automatisk lanceres, og som kan give mange unødvendige supportspørgsmål og skabe usikkerhed blandt brugerne.

En af de første afdelinger i Aarhus Kommune som tog Office 365 og SimplySo i brug, var Magistraten for Sundhed og Omsorg. Deres ca. 6.000 brugere var blandt de første til at få adgang til og bruge Office 365 og SimplySo til at arbejde med deres indhold i den enkle og intuitive brugerflade på tværs af en hvilken som helst enhed, uanset om arbejdsredskabet er en PC en tablet eller en smartphone.

 

Morten Kjeldsen Kusk, Aarhus Kommune

PAW SKO

PAW SKO er en af de toneangivende skotøjskæder i Danmark. De ved alt hvad der er værd at vide om sko, da familien bag PAW SKO har en lang tradition indenfor skotøjsbranchen, hvor service og rådgivning er i højsædet. Traditioner er vigtige for en familieejet virksomhed som PAW SKO, der åbnede deres første forretning i 1974. Siden starten har kæden åbnet i alt 18 forretninger over hele landet.

Udfordringen

Med 18 forretninger og et hovedkontor, var det en udfordring at sikre at alle i virksomheden havde adgang til den samme information og de samme filer og med de relevante brugerrettigheder. Der blev ofte brugt e-mail, men dette var ikke en optimal løsning, da vedhæftninger ofte blev gemt lokalt på PC’ere, på deres fil-server eller på Dropbox. PAW SKO erkendte behovet for at have data samlet ét sted, hvor alt kunne tilgås fra et hvilket som helst device og fra hvor som helst i verden. I sommeren 2106 fik de Office 365 og forsøgte a bruge SharePoint Online i en periode, men måtte hurtigt konkludere, at SharePoint Online ikke levede op til deres forventlinger hvad angik brugervenlighed og reel anvendelighed.

SimplySo

PAW SKO undersøgte deres muligheder med SharePoint Online, og besluttede sig for at lægge SimplySo på deres SharePoint Online for at forbedre brugervenligheden. Eftersom PAW SKO ikke selv har en IT-afdeling, var det vigtigt at SimplySo ikke krævede vedligehold og lokale opdateringer for at fungere. Efter en kort introduktion af medarbejderne, er alle nu i stand til at tilgå og arbejde med deres egne og fælles dokumenter uden at skulle bruge e-mail eller gemme filerne lokalt. Julie Frederiksen fra PAW SKO var ansvarlig for igangsætningen af SimplySo og hun er især glad for at de nu kan nøjes med at lagre deres filer på én fælles placering, som tilmed har den høje grad af sikkerhed fra SharePoint Online.

PAW SKO oplevede at SimplySo gav dem en meget brugervenlig løsning, der minder om en mellemting mellem Facebook og Dropbox, mens data altid er sikre på SharePoint Online.

Julie Frederiksen, PAW SKO

“Det var vigtigt at SimplySo var let og intuitivt at gå til, for vores medarbejdere.”

Julie Frederiksen, PAW SKO
Paw Sko use SimplySo

“SimplySo gør fil-deling og samarbejde super enkelt”

Line Bie Dal, abcSPROG
abcSprog use SimplySo

abcSPROG

abcSPROG er en mindre virksomhed som tilbyder sprogkurser, oversættelsesservices og test. Mere end 60 undervisere arbejder fra forskellige fysiske lokationer hvorfra de betjener forskellige virksomheder og organisationer.

Udfordringen

Med mere end 60 undervisere på farten, er det vigtigt at fælles indhold kan tilgås fra ethvert device. abcSPROG brugte allerede Office 365 og SharePoint Online, men brugerne fandt det besværligt, og ofte fik man ikke delt indholdet med de rette personer. Der blev brugt meget tid på at lede efter dokumenter og indhold, hvilket medførte mindre tid til at oversætte, undervise og udvikle nye kurser, til stor frustration for ledelsen. Som mange andre minde virksomheder har abcSPROG ikke deres egen IT-afdeling, men forlader sig på selvbetjeningsløsninger såvidt det er muligt.

SimplySo

Ved at tilføje SimplySo til deres SharePoint Online, fik abcSPROG en Facebook-agtig brugerflade, som uden implementering gjorde SharePoint Online enkelt og overskueligt at bruge. I dag glæder abcSPROG sig over at de kan bruge tiden på at arbejde og udvikle deres forretning, i stedet for at skulle bekymre sig om IT-problemer.

Line Bie Dal, abcSPROG

Hildebrandt & Brandi

Hildebrandt & Brandi er et managementkonsulentfirma, der siden starten i 2004 har hjulpet og rådgivet et utal af prominente organisationer og ledere om strategi og change-management. Konsulenterne hos Hildebrandt & Brandi fokuserer på den individuelle kunde med en holistisk tilgang for at kunne skabe mest mulig og præcis værdi. Hildebrandt & Brandi bruger meget energi på kultur og vidensdeling blandt alle medarbejdere, for at sikre at alle er klædt bedst muligt på til at hjælpe deres kunder. Med over 45 medarbejdere på forskellige fysiske lokationer kan det af og til være en udfordring.

Udfordringen

Hildebrandt & Brandi brugte allerede SharePoint til at lagre deres filer og indhold. Til trods for at SharePoint var implementeret med det formål at alle skulle kunne have adgang til relevant fælles indhold, oplevede IT-administratoren et stadigt stigende brug af Dropbox blandt medarbejderne, med tilsvarende lavere brug af SharePoint. Medarbejderne havde efterhånden misteet tålmodigheden med SharePoint, da det blev opelvet som besværligt og langsomt at arbejde med. Som en succesfuld virksomhed, havde alle medarbejdere travlt og blev i stigende grad irriteret over at splide tid på at lede efter dokumenter, hvilket kun blev værre når de var på farten. Vidensdelingen og den sociale relation mellem medarbejderne på de forskellige lokationer led, da samarbejdet efterhånden udelukkende foregik via e-mail.

SimplySo

Da Hildebrandt & Brandi besluttede sig for at bruge SimplySo, fik de migreret deres data til SharePoint Online, og kunne herefter komme direkte i gang med SimplySo. Den intuitive  brugerflade var tilgængelig for samtlige ansatte med det samme, og krævede ingen ekstern træning. Selv når konsulenterne er på farten kan de nemt finde, åbne og arbejde i deres filer, uanset hvilket device de bruger. Letheden hvormed fil-delingen fungerer har bidraget positivt til Hildebrandt & Brandi’s ambition om vidensdeling mellem ansatte, og reduceret antallet af e-mails, da flere brugere nu nemt kan finde og redigere i de samme dokumenter. SimplySo har også bidraget til en øget social interaktion de ansatte imellem, da billeder og updates nu kan deles og kommenteres på væggen, så alle er orienterede om de seneste tiltag og sociale begivenheder på tværs af virksomheden.

Sammenlignet med den klassiske SharePoint løsning, har virksomheden sparet både tid og penge, da der ikke længere er behov for træning eller dyre SharePoint konsulenter. IT-administratoren er særligt glad for sikkerheds- og governanceaspektet i at alt indhold nu kan holdes på SharePoint Online, og at der ikke var nogen datamæssig risiko forbundet med at aktivere SimplySo til deres SharePoint Online tenant.

Rasmus Nielsen, Hildebrandt & Brandi

“SimplySo fik os tilbage på sporet, nu som glade SharePoint brugere.”

Rasmus Nielsen, Hildebrandt & Brandi
Hildebrandt use SimplySo