Er du gammel nok til intranet?

Mange små og mellemstore virksomheder har på et eller andet tidspunkt kigget på et intranet og måske endda fået implementeret en løsning. Hvis man som virksomhed var med på noderne, kunne personalehåndbogen, kørselsgodtgørelsesformularen og kantinens ugemenu ikke bare ligge i en mappe på filserveren, men disse samt nyheder, vejrudsigten og et RSS-feed skulle faciliteres med et intranet.

Hvis du synes, at denne beskrivelse af et intranet lyder som noget der hører fortiden til, har du helt ret. I dag er det klassiske intranet blevet erstattet af modern workplace eller direkte oversat den moderne arbejdsplads. Dette begreb er der selvfølgelig mange forskellige bud på, men hvis vi holder fast i den oprindelige tanke om, at et intranet skal samle al den viden, der findes i en virksomhed og gøre den let tilgængelig for alle, tilføjer produktivitet, samarbejde og lidt kunstig intelligens, er vi inden for rammen af hvad de fleste i dag forbinder med begrebet den moderne digitale arbejdsplads.

Da mange virksomheder allerede har investeret i Office pakken, ligger det lige for at kigge på SharePoint som det mobile og intelligente intranet

Microsoft har de sidste år brugt enorme ressourcer på at udvikle Office 365 og har samtidig givet SharePoint et markant løft, både grafisk og i forhold til brugeroplevelsen på tablets og mobile enheder. Da mange virksomheder allerede har investeret i Office pakken, ligger det lige for at kigge på SharePoint som det mobile og intelligente intranet. Den alt overskyggende grund til at gøre dette, er selvfølgelig at virksomhedens dokumenter og intranet derved ligger i Office 365 økosystemet og adgangen kan styres med sikkerhedsgrupper og tilladelser, som kan tilpasses, på tværs af forskellige Microsoft-tjenester.

Med de nyeste tiltag fra Microsoft, er det blevet markant lettere selv at opbygge et fleksibelt og responsivt intranet der fungerer på tværs af alle enheder. Udvalget af webdele der bruges til at bygge funktionalitet ind på siderne er stort og integrationen med Microsofts Power Platform gør det nemt at præsentere virksomhedens nøgletal, oprette spørgeundersøgelser, automatisere arbejdsgange og meget mere.

Men et intranet er jo ikke et rigtigt intranet uden muligheden for at publicere nyheder og lige præcis på det punkt er der kommet noget uundværligt og længe ventet funktionalitet ind i SharePoint. Man kan nu, når man opretter nyheder, vælge at sætte bestemte målgrupper på den enkelte nyhed, så den kan ses af medarbejdere på tværs af afdelinger og teams. Hermed kan man have en fælles forside, der viser nyheder tilpasset den medarbejder der besøger siden og indholdet kan styres med Security-, SharePoint- eller Office grupper. Man kan sætte et godkendelsesflow på, så nyheder ikke bliver publiceret før de er godkendt af en redaktør.

Man kan komme rigtig langt med et SharePoint baseret intranet uden 3 parts indhold og måske endda helt i mål afhængig af ambitionsniveauet.

Man kan altså komme rigtig langt med et SharePoint baseret intranet uden 3 parts indhold og måske endda helt i mål afhængig af ambitionsniveauet.

Når man vælger at investere i et intranet, er ambitionen ofte at forbedre kommunikationen i virksomheden, gøre det lettere for medarbejderne at finde relevante dokumenter og tilbyde en platform hvor den enkelte medarbejder kan holde sig opdateret og bidrage med indhold så det forbliver relevant og nærværende.

Ambitionen er god, men i praksis er det Outlook og Microsoft Teams der er de foretrukne kommunikationskanaler.

Ambitionen er god, men i praksis er det Outlook og Microsoft Teams der er de foretrukne kommunikationskanaler. Outlook har en lang historie bag sig og repræsenterer en gammeldags måde at kommunikere på. Outlook har en uhensigtsmæssig tilgang til dokumenter men er stadig uundværlig i forhold til kommunikation med eksterne, da letheden i at sende en mail er uomtvistelig. Microsoft Teams er hubben for samarbejde i Office 365 og hvis man strukturerer sit indhold rigtigt, får man ud over et stærkt værktøj til øget mobilitet, produktivitet og videndeling, en skal der kan facilitere et intranet i form af den moderne digitale arbejdsplads.

Da det fornyligt blev bekendtgjort at Jeff Teper, der er Microsoft CVP og kendt som SharePoint’s fader, overtager ansvaret for Microsoft Teams, kan man godt forvente at brugeroplevelsen og båndet mellem SharePoint og Microsoft Teams bliver stærkere i fremtiden og dermed også mulighederne for at publicere og interagere med SharePoint indhold via Teams.

Der er enkelte områder hvor Microsoft Teams kommer til kort

Der er enkelte områder hvor Microsoft Teams kommer til kort. F.eks. hvis du gerne vil have avanceret e-learning eller hvis du har store mængder data i SharePoint fordelt på mange websteder, som du gerne vil gøre nemt tilgængelig via Microsoft Teams. Her vil 3 parts Apps til Microsoft Teams være en mulig løsning. De installeres direkte i Microsoft Teams og antallet af Apps stiger i takt med brugen der på rekordtid har passeret 20 millioner daglige aktive brugere.

Hvis du er interesseret i at høre mere om intranet baseret på Office 365 hjælper SimplySo dig gerne. Vi tilbyder sparring, migration, implementering og igangsætning samt udvikling af forretningsapplikationer. Alt hvad du har brug for i transformationen til den moderne digitale arbejdsplads.

Exit menu